Нужно ли Вам применять онлайн-кассу?

Коротко: как устроено правило

Порядок задаёт Федеральный закон от 22.05.2003 № 54-ФЗ. Пункт 1 статьи 1.2 сформулирован как общее правило без исключений по размеру бизнеса: кассу применяют все организации и индивидуальные предприниматели при осуществлении расчётов. Всё остальное — это перечень освобождений в статье 2, и он закрытый.

Отсюда следует главное практическое соображение: искать нужно не разрешение работать без кассы, а конкретный пункт статьи 2, который подходит именно Вам. Если такого пункта нет, касса нужна — независимо от того, сколько у Вас клиентов и как они платят.

Что закон считает расчётом

Расчёт — это приём или выплата денег за товары, работы и услуги, причём и наличными, и в безналичном порядке. Сюда же закон относит предоплату и авансы, их зачёт и возврат, а также займы, выданные для оплаты товаров, работ и услуг. Поэтому фраза «мы работаем без наличных» сама по себе от кассы не освобождает.

Основные освобождения

• Расчёты между организациями и ИП в безналичном порядке — без кассы, кроме случаев, когда карта или другое электронное средство платежа предъявляется при расчёте (пункт 9 статьи 2).
• ИП на налоге на профессиональный доход — без кассы в отношении доходов, облагаемых НПД; чек формируется в приложении «Мой налог» (пункт 2.2 статьи 2).
• Патент — без кассы, но только по перечисленным в законе видам деятельности и при условии выдачи покупателю документа о расчёте (пункт 2.1 статьи 2). Розничная торговля и общепит в перечень не входят. Учтите расхождение: закон о кассах всё ещё называет освобождённым подпункт 44 («услуги уличных патрулей, охранников, сторожей и вахтёров»), но из пункта 2 статьи 346.43 НК РФ этот вид деятельности исключён с 1 января 2026 года — патент по нему больше не выдают.
• Отдельные виды деятельности — от продажи газет и разносной торговли до присмотра за детьми и сдачи ИП собственного жилья внаём (пункт 2 статьи 2).
• Отдалённые и труднодоступные местности по перечню, который утверждает орган власти региона (пункт 3 статьи 2). Отдельный перечень регион утверждает и там, где введено военное положение (пункт 3.1 статьи 2).
• Отдельные категории — товарищества собственников и садоводов, образование, спорт, культура, библиотеки, религиозные организации, аптеки в фельдшерских пунктах, платные парковки, продажа театральных билетов, ярмарки выходного дня, автоматы на монетах (пункты 1.1, 2.4, 5, 6, 10, 12–15 статьи 2). У каждой нормы свои условия, и выполняться они должны целиком.

Что отменяет освобождение

Пункт 8 статьи 2 снимает освобождения по видам деятельности, по отдалённым местностям и для сельских аптек, если расчёты идут через автоматическое устройство либо ведётся торговля подакцизными товарами. Сохраняются при этом только торговля в розлив питьевой водой и розничная продажа бахил. Пункт 8.1 отдельно отменяет три освобождения при торговле маркированными товарами.

Освобождение и особый порядок — разные вещи

В местностях, удалённых от сетей связи, касса нужна, но применяется в режиме без передачи фискальных документов оператору фискальных данных (пункт 7 статьи 2). Это не освобождение, и путать его с перечнем отдалённых местностей из пункта 3 нельзя: там кассы может не быть вовсе.

Ответственность

• Расчёт проведён без кассыч. 2 ст. 14.5 КоАП РФ. должностные лица и ИП — от четверти до половины суммы расчёта, но не менее 10 000 ₽; организации — от трёх четвертей до полной суммы расчёта, но не менее 30 000 ₽.
• Повторно и на сумму от 1 000 000 ₽ч. 3 ст. 14.5 КоАП РФ. должностные лица — дисквалификация от одного года до двух лет; ИП и организации — приостановление деятельности на срок до 90 суток.
• Касса есть, но нарушен порядок её регистрации или примененияч. 4 ст. 14.5 КоАП РФ. должностные лица — предупреждение или от 1 500 до 3 000 ₽; организации — предупреждение или от 5 000 до 10 000 ₽.
• Чек не выдан и не направлен покупателюч. 6 ст. 14.5 КоАП РФ. должностные лица — предупреждение или 2 000 ₽; организации — предупреждение или 10 000 ₽.