Как зарегистрировать онлайн-кассу в налоговой

Когда это касается Вас

Разбор — для организаций и индивидуальных предпринимателей, которым касса нужна: они принимают оплату от покупателей и освобождения по закону № 54-ФЗ у них нет. Касается ли это Вас, здесь не разбирается — это покажет проверка.

Регистрирует кассу сам пользователь — организация или предприниматель, на себя. Каждая касса регистрируется отдельно: одно заявление — один экземпляр.

Что подготовить

• Кассу и фискальный накопитель из реестров ФНС. Технику, которой нет в реестре контрольно-кассовой техники или в реестре фискальных накопителей, зарегистрировать нельзя. Реестры открыты на сайте ФНС.
• Договор с оператором фискальных данных. Через оператора чеки и отчёты кассы уходят в налоговую. В заявлении указываются наименование и ИНН оператора, с которым договор уже заключён, поэтому договор — до заявления. Без оператора касса работает только в местностях, удалённых от сетей связи, по перечню региона и на отдельных закрытых территориях.
• Сведения для заявления: адрес и место установки кассы (при расчётах только в интернете — адрес сайта), модель и заводской номер кассы, модель и заводской номер фискального накопителя.
• Отметки об особенностях применения — если они есть: касса работает без передачи данных через оператора, только для расчётов в интернете, при продаже маркированных товаров, в составе автоматического устройства, у платёжного агента, при приёме ставок или продаже лотерейных билетов.
• Усиленную квалифицированную электронную подпись — если подаёте заявление в электронной форме: закон требует подписывать ею электронные документы о регистрации.

Как зарегистрировать: по шагам

1. Выберите кассу и накопитель из реестров и заключите договор с оператором фискальных данных. Перечень операторов — на сайте ФНС.
2. Подайте заявление о регистрации. Форма — по КНД 1110061, её утвердил приказ ФНС России от 08.09.2021 № ЕД-7-20/799@. Способы подачи:
   • через личный кабинет организации или индивидуального предпринимателя на сайте ФНС — в законе он называется кабинетом контрольно-кассовой техники;
   • через личный кабинет на портале Госуслуг;
   • через оператора фискальных данных или через производителя кассы;
   • на бумаге в любой налоговой — лично, через представителя или почтой с описью вложения. Предприниматель предъявляет документ, удостоверяющий личность, представитель — ещё и документ о полномочиях.
3. Получите регистрационный номер — налоговая присваивает его не позднее рабочего дня, следующего за днём подачи заявления.
4. Запишите номер в кассу. В фискальный накопитель вносятся регистрационный номер, наименование организации или ФИО предпринимателя и сведения о кассе, после чего касса формирует отчёт о регистрации.
5. Передайте отчёт о регистрации — не позднее рабочего дня, следующего за днём получения номера: через кабинет на сайте ФНС, Госуслуги или на бумаге. Если касса работает с передачей данных через оператора, отдельно отчёт можно не передавать: он уходит в налоговую через оператора — так с 1 марта 2025 года.
6. Дождитесь карточки регистрации. Налоговая формирует её в течение 5 рабочих дней со дня подачи заявления. Датой регистрации считается дата формирования карточки: с этого момента касса зарегистрирована.

Что будет после

• Не позднее следующего рабочего дняРегистрационный номер кассы — после подачи заявления.
• Рабочий день после получения номераПоследний день, чтобы передать отчёт о регистрации. При работе через оператора отчёт передаёт он.
• До 5 рабочих днейКарточка регистрации — считается от дня подачи заявления. Электронную карточку налоговая направляет через кабинет на сайте ФНС, Госуслуги, оператора или производителя кассы. Бумажную можно получить в налоговой по заявлению в произвольной форме.

Расчёты на кассе ФНС связывает именно с карточкой: на законном основании они проводятся с момента её получения. Номер кассы и карточка понадобятся и дальше — при перерегистрации и снятии кассы с учёта.

Если в регистрации отказали

Налоговая отказывает, если в заявлении или отчёте недостоверные или неполные сведения, а также если касса или накопитель не из реестров. Исправьте сведения и подайте заявление снова. Если отказ пришёл после отчёта, переданного через оператора, заявление подаётся в обычном порядке — одним из способов из списка выше.

Регистрация, перерегистрация и снятие с учёта

• Регистрация — один раз для каждой кассы, этот разбор о ней.
• Перерегистрация — когда меняются сведения из карточки: адрес установки, оператор фискальных данных, фискальный накопитель. Заявление подаётся не позднее одного рабочего дня после изменения. Если касса работает через оператора, вместо заявления можно направить через него отчёт об изменении параметров регистрации, но в отдельных случаях — например, после поломки накопителя — нужно именно заявление.
• Снятие с учёта — когда касса передаётся другому пользователю, похищена или потеряна: заявление не позднее одного рабочего дня после этого.

Частые ошибки

• Начать продажи до карточки регистрации. Касса считается зарегистрированной с даты формирования карточки.
• Подать заявление до договора с оператором. В заявлении указывается оператор, с которым договор уже заключён.
• Ошибиться в сведениях. ИНН, адрес установки, модель и заводские номера переносятся в карточку, а неверные сведения — основание для отказа. Сверьте их с документами на кассу и накопитель до подачи.
• Ориентироваться на старые инструкции. В них встречаются 10 рабочих дней на карточку и обязательная отдельная передача отчёта. С 1 марта 2025 года карточка формируется в течение 5 рабочих дней, а при работе через оператора отчёт уходит через него.