Кого касаются электронные перевозочные документы

1. Что вообще изменилось

До сентября 2026 года электронная форма перевозочных документов была возможностью: законы говорили, что документ может быть сформирован в электронном виде. Федеральный закон от 07.06.2025 № 140-ФЗ переписал эту формулировку сразу в нескольких законах — теперь документ формируется в электронной форме, а случаи, когда допустима бумага, определяет Минтранс отдельными приказами.

Разница принципиальная. Раньше по умолчанию была бумага, а электронный документ — по договорённости. Теперь по умолчанию электронный документ, а бумага — исключение, которое нужно уметь обосновать.

2. Кто такой «участник перевозочного процесса»

Обязанность адресована не только тому, кто составляет документ. Электронный документ подписывают и передают все стороны, поэтому подготовиться должен каждый.

• Грузоотправитель — предъявляет груз к перевозке. По общему правилу именно он составляет транспортную накладную, если договор перевозки не говорит иначе.
• Перевозчик — принимает груз по договору перевозки и доставляет его.
• Грузополучатель — принимает груз. Составлять он ничего не должен, но принять и подписать электронный документ обязан уметь: без этого перевозка не закрывается документально.
• Экспедитор — организует перевозку по договору транспортной экспедиции. У него отдельный набор документов и отдельный приказ об исключениях.

Ролей может быть несколько сразу. Компания, которая и отгружает своим покупателям, и принимает поставки, выступает и грузоотправителем, и грузополучателем — готовность нужна по обеим ролям.

3. Какие документы становятся электронными

Перечень зависит от вида перевозки. Ниже — то, что переводится в электронную форму с 1 сентября 2026 года, и норма, которая это вводит.

По воздушной перевозке важна деталь: обязательной электронной становится именно грузовая накладная. Билет, багажная квитанция и почтовая накладная по той же статье Воздушного кодекса могут формироваться электронно — это возможность, а не обязанность.

4. Когда обязанность не возникает

Свой груз на своём транспорте

Транспортная накладная подтверждает заключение договора перевозки груза. Если компания перевозит собственный груз собственным транспортом — между своими складами, цехами, точками — договора перевозки между разными сторонами нет, а значит, нет и накладной. Обязанность делать её электронной в этом случае не появляется.

Это не льгота и не исключение из перечня Минтранса, а следствие того, что предмета обязанности просто нет. И работает оно ровно до момента, когда груз повезёт наёмный перевозчик.

Чего в законе нет

Освобождения по массе транспортного средства не существует. Порог «до 3,5 тонны» встречается в других транспортных правилах, и его часто переносят сюда по привычке. Для транспортной накладной такого условия нет: обязанность не зависит от грузоподъёмности машины.

Освобождения по размеру бизнеса тоже нет. Ни выручка, ни численность, ни статус малого предприятия в перечнях случаев бумажного оформления не упоминаются.

Путевой лист остаётся на выбор

Путевой лист назван в перечне видов электронных перевозочных документов — и из-за этого его нередко записывают в обязательные. Это ошибка. Устав автомобильного транспорта прямо оставляет выбор: путевой лист оформляется на бумажном носителе либо формируется в виде электронного путевого листа. Статью о путевом листе закон № 140-ФЗ не менял.

5. Транспортная экспедиция: отдельная история

У экспедиторов меняется не только форма документов. С 1 марта 2026 года транспортно-экспедиционная деятельность ведётся по уведомительному порядку: сведения подаются в реестр уведомлений, а работа с ним идёт через государственную платформу «ГосЛог». Тем, кто вёл такую деятельность на 1 марта 2026 года, закон отвёл на подачу уведомления шестьдесят дней.

С 1 сентября 2026 года к этому добавляется электронная форма экспедиторских документов — поручения экспедитору, экспедиторской и складской расписок — и их направление в ГИС ЭПД.