Сведения изменились или обработка прекращена: когда снова уведомлять Роскомнадзор

Когда это касается Вас

Разбор — для тех, кто уже подал уведомление об обработке персональных данных и есть в реестре операторов. Если уведомление ещё не подано, начните с разбора «Как подать уведомление в Роскомнадзор».

Что считается изменением

Сообщать нужно об изменении любых сведений, которые закон требует указать в уведомлении:

• наименование — или фамилия, имя, отчество — и адрес оператора;
• цели обработки и по каждой цели — категории данных и людей, правовое основание, действия с данными и способы обработки;
• меры защиты, в том числе шифровальные средства;
• кто отвечает за организацию обработки и как с ним связаться;
• дата начала обработки, срок или условие её прекращения;
• есть ли передача данных за границу;
• страна и адрес базы данных со сведениями о гражданах России;
• кто имеет доступ к данным в государственных и муниципальных информационных системах;
• сведения об обеспечении безопасности данных.

Например, изменение — начали принимать заявки на сайте (новая цель), перенесли базу данных на сервер по другому адресу, назначили нового ответственного. Не изменение — новый работник или клиент, если цели и категории людей прежние.

Смена директора

Сообщать нужно об изменении сведений из уведомления, а руководителя в их перечне нет. Если директор указан ответственным за организацию обработки, его смена меняет сведения об ответственном — о ней нужно сообщить.

Смена адреса или названия

Адрес и наименование оператора — у предпринимателя и гражданина фамилия, имя, отчество — входят в уведомление. Их изменение нужно сообщить.

Срок

• Не позднее 15-го числа следующего месяцаОбо всех изменениях за месяц — одним уведомлением. Например, ответственный сменился 3 октября, а 20 октября появилась новая цель: оба изменения — в одном уведомлении не позднее 15 ноября.

Это правило действует с 1 марта 2023 года. Раньше срок был другим — 10 рабочих дней с даты изменения, — и в старых разборах в интернете он встречается до сих пор.

Как сообщить об изменениях

• Форма — приложение № 2 к приказу Роскомнадзора от 28.10.2022 № 180: уведомление об изменении сведений.
• Что указать — регистрационный номер записи в реестре операторов, дату изменения и сведения, которые меняются. Номер записи виден в реестре: найдите себя по наименованию или ИНН.
• Подпись — оператора или уполномоченного им лица. Официальная электронная форма — на Портале персональных данных Роскомнадзора; ссылка — в официальных источниках ниже.

Если обработку прекратили

О прекращении обработки Роскомнадзор уведомляют в течение 10 рабочих дней с даты прекращения — по приложению № 3 к приказу № 180. В нём указываются номер записи в реестре, основание и дата прекращения.

Основания, которые называет форма: ликвидация или реорганизация оператора, прекращение деятельности по обработке персональных данных, аннулирование лицензии, наступление срока или условия прекращения, указанного в уведомлении, вступившее в силу решение суда и иные основания.

В течение 30 дней после такого уведомления Роскомнадзор исключает сведения из реестра операторов.

Что это не заменяет

• Передача данных за границу. Если Вы начинаете её, это изменение сведений в уведомлении и, кроме того, отдельное уведомление о трансграничной передаче — его подают до начала передачи.
• Утечка данных. О ней Роскомнадзор уведомляют отдельно и по своим срокам.